1) Milyen bejelentési utak léteznek?
Az etikai forródrót heti hét napon, a nap 24 órájában használható. A hívás során választhatja az érintett ország hivatalos nyelveit, vagy az angol nyelvet. Amennyiben a bejelentés compliance csoport általi további feldolgozáshoz szükség van a hívás tartalmának fordítására (a bejelentés nem német / angol nyelven történt), akkor a fordítást egyéb szolgáltató, a Lexsys GmbH végzi el, szintén kizárólag az etikai forródrót rendszerének felhasználásával.
Ezen a helyen szeretnénk felhívni a figyelmét arra, hogy névtelensége csak akkor biztosítható, ha a szóbeli bejelentés során nem ad meg olyan személyes adatokat, mint például név vagy cím, vagy olyan adatokat, amelyek alapján következtetni lehet a személyére. Az anonimitás megőrzése érdekében kérjük, írásban ne tegyen visszaélés-bejelentést.
Emellett kérésére személyes találkozóra is sor kerülhet, amelynek menetéről és feltételeiről az erre vonatkozó kérelmére tájékoztatjuk.
2) A telefonos bejelentés menete
A bevezető köszöntést követően választhat, hogy a további bejelentések az adott ország nyelvén, vagy angolul folyjanak. Ezt követően az első bejelentés alkalmával egy ún. védett kommunikációs felületet hozhat létre, amelynek használatával lesz lehetősége bejelentéséhez kapcsolódó üzenetek meghallgatására és további kommunikációra. A védett kommunikációs felület alkalmazásával biztosítjuk, hogy sem nevének, sem telefonszámának, sem egyéb további kapcsolattartási adatának a megadására ne legyen szükség a bejelentés kezelésének teljes folyamata során. Amennyiben a bejelentés kivizsgálásához vagy eljárás kezdeményezéséhez további személyes adatai megadása mégis szükségessé válik, úgy arról külön tájékoztatjuk.
Kérjük, hogy a védett kommunikációs felületen létrehozott felhasználó nevét és jelszavát jól őrizze meg és azt senkivel ne közölje. A jelszó elvesztése vagy elfelejtése esetén új jelszó létrehozására az anonimitás megőrzése érdekében nincs lehetőség.
Kérjük, a különböző témák bejelentésénél mindig új kommunikációs felületet nyisson, hogy a bejelentett témák egymástól jól elkülöníthetőek legyenek, ezzel is biztosítva a téma feldolgozását.
A szóbeli bejelentés megtételét követően legkésőbb 7 napon belül szóbeli visszaigazolást kap a bejelentés beérkezéséről. Az illetékes ügyintéző a továbbiakban kizárólag az etikai forródróton, a védett kommunikációs felület alkalmazásával kommunikál Önnel, és ehhez megfelelő üzenetet hagy az esetleges további kérdésekhez. A bejelentésére vonatkozó üzeneteket a védett kommunikációs felületen felhasználó neve és jelszava megadásával bármikor lekérdezheti az etikai forródrót tárcsázásával. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy nincs lehetőségünk automatikus értesítés küldésére, ha új üzenetet hagytunk a védett kommunikációs felületen, így annak felkeresése a bejelentő kötelezettsége. A bejelentés beérkezéséről szóló visszaigazolást követő legfeljebb három hónapon belül visszajelzést kap a bejelentés érdemi feldolgozására vonatkozólag.
A bejelentés feldolgozása alatt valamennyi szóbeli kommunikáció bármikor visszahallgatható a védett kommunikációs felületen keresztül, tehát a bejelentés hangfelvételei rögzítésre és tárolásra kerülnek. Ha a bejelentés feldolgozása alapján további eljárás megindítása nem indokolt, úgy a bejelentés teljes hanganyagát adattakarékossági okokból töröljük a bejelentés feldolgozásának lezárását követően, amennyiben az erre vonatkozó értesítésünknek a védett kommunikációs felületen való rögzítését követő 4 héten belül nem kaptunk Öntől további bejelentést.
Amennyiben a bejelentés alapján bármely polgári - vagy büntetőeljárás, egyéb hatósági eljárás megindítása vagy munkáltatói intézkedés megtétele válik szükségessé, a bejelentés hangfelvételeit ezen eljárás jogerős lezárásáig tároljuk, amennyiben annak bizonyítékként való felhasználása szükséges. Ennek tényéről a bejelentés feldolgozásának lezárását követően értesítjük.
Tájékoztatjuk, hogy bejelentésének hangfelvételének törlését a bejelentés kivizsgálásáig vagy a megindított eljárás jogerős lezárásáig nem jogosult kérelmezni a megalapozatlan bejelentések elkerülése érdekében. Kérjük, hogy bejelentését ezen körülményt mérlegelve tegye meg.
Amennyiben nem szeretné, hogy a jogi osztály dolgozza fel a bejelentését, mivel a bejelentés magát a jogi osztályt érinti, úgy kérjük, hogy az első bejelentése során közvetlenül közölje, hogy a feldolgozást ne a jogi osztály végezze. Ebben az esetben a jogi osztályt kizárjuk a bejelentés feldolgozásából, és kizárólag a revíziós részleg vezetője végzi a feldolgozást és lesz hozzáférése a további szóbeli bejelentésekhez.
Amennyiben aggályai merülnek fel annak kapcsán, hogy hangját a compliance csoport felismeri, úgy első bejelentkezésekor ezt közvetlenül közölheti. További szóbeli bejelentéseit ebben az esetben szolgáltatónk, a Lexsys GmbH hallgatja meg és jegyzi le ahhoz, hogy a compliance csoport fel tudja dolgozni. Ebben az esetben a compliance csoport semmilyen formában nem fér hozzá a bejelentés hangfelvételéhez, csupán annak írásban lejegyzett példányához.
Amennyiben a bejelentés a bejelentőtől eltérő más személy adatait is tartalmazza, és a bejelentés megalapozottnak mutatkozik, a Müller az elérhető kapcsolattartási adat felhasználásával tájékoztatja a bejelentésben megjelölt személyt a bejelentésről, a bejelentés kezelésével kapcsolatos adatkezelési feltételekről, illetve lehetőséget biztosít számára az üggyel kapcsolatos álláspontja előadására. A bejelentéssel érintett személy tájékoztatása során a bejelentő személyének bizalmasságát megőrizzük, a bejelentéssel kapcsolatos hangfelvételekhez az érintett személy számára nem biztosítunk hozzáférést.
A visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó további adatkezelési rendelkezések az alábbi linken olvashatók.
5) Általános információk
Fenntartjuk a jogot a fenti szabályzat megváltoztatására, különösen abban az esetben, ha a jogi szabályozás változik. Kérjük, mindig a Müller cégcsoport honlapján található hatályos változatot vegye figyelembe.
Budapest, 2022. május 16.